Journal Comptable en 10 Idées Fondamentales

Le respect des obligations comptables imposées par la réglementation implique la tenue d’une série de livres et le grand livre en fait partie.

Et nous nous référons à lui dans cet article: nous répondrons à des questions telles que quel est le journal, ce qui y est enregistré, quelle est sa structure, comment il est fabriqué quotidiennement…..

Comme vous pouvez le voir, il contient une revue assez large des idées fondamentales de ce sujet avec une structure de questions–réponses très spécifiques qui le rendent plus facile et plus agréable à lire et à comprendre.

Qu’est-ce que le grand livre?

On peut dire, pour se placer, que la « comptabilité » consiste à enregistrer toutes les opérations économiques réalisées par l’entreprise dans le but fondamental d’obtenir ces informations ordonnées et regroupées dans les états financiers.

Ces rapports nous permettent de connaître la situation économique et financière de l’entité.

Eh bien, c’est dans le journal que toutes ces transactions sont enregistrées et effectuées par ce qu’on appelle des « écritures comptables ».

En tenant compte de cela, on peut dire que:

Le grand livre est celui dans lequel toutes les opérations économiques réalisées par l’entreprise au cours d’un exercice sont enregistrées, à travers les écritures comptables et classées chronologiquement.

Dans les sections suivantes, nous verrons en détail chacune des parties de cette définition.

¿ Qu’est-ce qui est enregistré dans le journal?

enregistrer toutes les opérations économiques réalisées par l’entreprise, par exemple:

  • Achats
  • Ventes
  • espèces reçues des clients
  • Paiement des dettes
  • Investissements financiers
  • Charges de personnel
  • Perception des subventions
  • Investissement dans la structure du capital
  • Constitution de prêts
  • Etc.

¿ Comment les transactions sont-elles enregistrées dans le grand livre?

Les écritures dans le grand livre sont effectuées au moyen d' »écritures comptables » (ou « écritures comptables »), qui doivent apparaître par ordre chronologique.

L’article 28.2 du Code de commerce prévoit ce qui suit :

 » Le Journal enregistre jour après jour toutes les opérations relatives à l’activité de la société. Toutefois, une inscription conjointe des totaux des transactions pour des périodes n’excédant pas le trimestre est valable, à condition que leurs coordonnées figurent dans d’autres livres ou registres compatibles avec la nature de l’activité concernée.’

Le contenu de cet article suppose que:

  • Les opérations sont enregistrées dans le livre une par une
  • Mais peuvent être enregistrées par groupes de périodes n’excédant pas le trimestre à condition qu’un autre livre auxiliaire soit disponible dans lequel elles ont été enregistrées individuellement.

En pratique, c’est très facile à faire (et assez courant) de travailler avec des programmes comptables:

Pour entrer des sièges indépendants pour chaque opération, le programme développera un journal avec les détails requis par les règles, mais vous pouvez également les regrouper en périodes mensuelles, par exemple, si nous le demandons.

Vous obtenez un « journal récapitulatif » qui prend beaucoup moins de place que celui qui contient toutes les notes détaillées.

Une fois les informations saisies dans les notes comptables, le programme les organise dans les sections temporaires qui lui sont demandées avec seulement quelques clés….

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À quoi sert le journal?

Étant donné que le journal contient toutes les transactions que l’entreprise a effectuées dans l’ordre chronologique, il sert essentiellement:

  • Pour en extraire les informations nécessaires à la préparation du Grand Livre Général et des Comptes Annuels.
  • Comme lieu de consultation sur la réalisation d’une opération donnée.

Gardez à l’esprit que pour la comptabilité, le journal est la « passerelle » de l’information, donc « tout le reste » fait partie des informations qui y ont été collectées.

Y a-t-il, dans le journal, devrait et devrait être?

Oui, dans le journal, il y a une colonne « must » (sur le côté gauche) et une colonne « must » (sur le côté droit).

Et la somme totale de la dette doit être égale à la somme totale de la dette.

Structure de la revue comptable

La structure de la revue nous la verrons de deux points de vue: un « horizontal » et un « vertical ».

1.- Du point de vue que nous avons appelé « horizontal », la structure du journal est formée d’une série de colonnes et est la même que celle des écritures comptables qui le composent:

Doit Compte Concept à Concept Compte Avoir
Montant en euros Code et nom du compte comptable à débiter Concept de saisie à Concept de saisie Code et nom du compte comptable à créditer Montant en euros

Dans chaque note, la date de l’opération doit également apparaître.

2.- Du point de vue que nous avons appelé « vertical », la revue présente la structure suivante:

  • Il commence par l’entrée d’ouverture: c’est celle qui contient tous les comptes comptables qui se sont terminés avec un solde l’année précédente et dans laquelle chacun d’eux présente ce solde. Sa date est le 1er janvier.

Cette entrée doit être effectuée chaque fois qu’il y a eu une activité (et donc une comptabilité) au cours de l’année précédente, comme il est évident.

  • Ensuite, et triées par date, sont les entrées qui enregistrent les opérations effectuées tout au long de l’année.
  • Le journal est fermé par deux notes différentes:
  1. L’entrée d’ajustement: avec elle, les soldes des comptes de recettes et de dépenses contre le compte 129 « Profits et pertes » sont annulés.
  2. L’entrée de clôture: c’est la dernière entrée du livre et avec elle le reste des comptes comptables sont annulés, de sorte que le solde final de chacun est nul.

¿ Pour qui est-il obligatoire de tenir le journal?

Les entrepreneurs et professionnels qui doivent adapter leur comptabilité aux dispositions du Code de Commerce sont tenus de tenir le carnet journalier (ainsi que l’Inventaire et les Comptes Annuels).

Et ce sont:

  • Entités commerciales (par exemple, sociétés anonymes, sociétés, ….).
  • Personnes physiques qui déterminent leur performance par le système d’estimation directe.

Ainsi, les entrepreneurs et les professionnels qui, en tant que personnes physiques, déterminent leur performance ne sont pas obligés de tenir un journal:

  • Par le régime d’estimation directe simplifié.
  • Par régime d’estimation objective (modules).

Comment faire un journal

Toutes les opérations effectuées par l’entreprise sont enregistrées dans le journal, qui s’effectue à travers les écritures comptables, suivant un ordre chronologique et respectant la structure correspondante.

Donc à la question comment faire un journal? il ne peut être répondu d’aucune autre manière : il se fait en enregistrant, à travers les écritures comptables, toutes les opérations effectuées par la société au cours de l’année et en tenant compte que:

  • Si la société était déjà en activité l’année précédente, la première entrée du journal doit être l’entrée d’ouverture (qui est l’entrée contenant les soldes des comptes avec lesquels la comptabilité a été clôturée l’année précédente).
  • Ensuite, les écritures comptables qui enregistrent toutes les opérations effectuées par l’entreprise doivent être ordonnées chronologiquement.
  • Le journal se terminera par deux dernières notes: l’une est l’entrée d’ajustement, par laquelle les soldes des comptes de revenus et de dépenses sont annulés et le résultat de l’activité est déterminé. Et une autre est l’entrée de clôture, avec laquelle les soldes du reste des comptes comptables sont annulés.
  • Vous pouvez également créer un journal récapitulatif: les transactions sont regroupées par périodes n’excédant pas le trimestre et à condition que leur ventilation soit indiquée dans d’autres registres.

Comment faire un journal en pratique

En pratique, et dans la plupart des cas, le journal en tant que tel est réalisé de manière automatique: en appuyant sur un bouton et un peu plus.

Laissez-moi vous expliquer:

Les entreprises utilisent un logiciel de comptabilité. Et la façon de travailler avec eux est la suivante: les écritures comptables sont saisies et, sur la base de celles-ci, le programme établit tous les rapports et livres obligatoires ou volontaires.

C’est ce que je veux dire en disant que cela se fait « en appuyant sur un bouton et un peu plus »: une fois que toutes les notes ont été usinées, le programme prépare le journal, le grand livre, le bilan, les soldes des sommes et des soldes, le compte de profits et pertes…..

Et le prépare à imprimer sur papier ou à exporter le fichier dans différents formats.

Évidemment, il ne le fait pas seul, mais auparavant, quelqu’un a dû « fournir » les informations.

Journal: légalisation

Comme il réglemente les livres comptables qui doivent être tenus par les entrepreneurs (journal et livre d’inventaire et comptes annuels), le Code de commerce indique également l’obligation de les présenter au Registre du Commerce pour la légalisation.

Cette loi établit qu’il s’agit exactement des livres contenant les comptes de l’entreprise pour l’exercice en question, de sorte qu’ils ne peuvent être simplement modifiés.

En se concentrant sur le sujet de cet article, on peut dire que :

La légalisation de la revue est la vérification et complétée par le Registre du Commerce du fait de sa présentation devant lui, afin qu’elle puisse produire les effets officiels correspondants.

Terme, lieu et forme

  • Terme: le journal, l’inventaire et les comptes annuels doivent être soumis à la légalisation dans un délai de quatre mois à compter de la date de fin de l’exercice.

Par exemple, dans les cas où l’exercice de la société se termine le 31 décembre, la date limite de dépôt au Registre du commerce se terminera le 30 avril.

Si la présentation a lieu ultérieurement, l’Enregistrement l’admettra également mais indiquera qu’elle a été faite  » en dehors du délai fixé par la loi « .

  • Lieu: Le code de commerce établit que le Registre du Commerce compétent est celui du domicile de la société.

Cependant, il est actuellement obligatoire de le soumettre par voie électronique, ce qui doit être effectué via le portail www.registradores.es et son programme « Legalia ».

  • Formulaire: Comme nous l’avons déjà dit au point précédent, la présentation doit se faire par voie électronique.

¿ Un livre déjà légalisé peut-il être rectifié ?

Dans le cas où il serait nécessaire de rectifier un livre, un journal ou des inventaires et comptes déjà légalisés le processus à suivre est également disponible en ligne :

Générera un fichier de rectification pour inclure un document du responsable de l’entité dans la preuve de l’erreur et le fichier est déjà modifié.

Différence entre le journal et le grand livre

Il existe essentiellement deux différences entre le journal et le grand livre: l’une en termes de ce que chacun est et l’autre en termes de caractère obligatoire.

Le grand livre général est un grand livre auxiliaire et est très utile mais, contrairement au journal, sa tenue n’est pas obligatoire.

La réalité est qu’il serait très, très compliqué de faire une comptabilité sans utiliser le grand livre général. De plus, il est automatiquement créé par le logiciel en fonction des entrées saisies dans le journal.

Il montre les comptes utilisés dans les billets et tous montrent la colonne de la dette et la colonne du crédit, de sorte que dans chacun les montants qui ont été enregistrés dans chacune des écritures comptables soient reflétés.

Par conséquent, la différence entre le journal et le grand livre général est claire: alors que le premier contient toutes les transactions enregistrées via leurs écritures comptables correspondantes, le second contient le plus grand de chacun des comptes utilisés et dans chacun de ces plus grands apparaissent les montants inscrits dans la dette, dans le crédit et le solde calculé par différence.

Résumant

  • Toutes les opérations réalisées par la société au cours de l’exercice sont enregistrées au journal au moyen des écritures comptables correspondantes et par ordre chronologique.
  • Son maintien est obligatoire pour les entités commerciales et pour les entrepreneurs personnes physiques qui déterminent leur performance par le régime d’estimation directe.
  • Commence par l’entrée d’ouverture, qui se poursuit avec les soldes existants à la fin de l’année précédente. Si l’année en cours est la première année, le journal commencera par l’inscription de la constitution de la société.
  • Ses deux dernières notes sont l’entrée de règlement (qui annule les soldes des comptes des groupes 6 et 7 pour déterminer le résultat d’activité) et l’entrée de clôture (qui annule les soldes de tous les autres comptes).
  • Le journal doit être présenté pour légalisation au Registre du commerce dans les quatre mois suivant la fin de l’exercice.
  • Le grand livre est différent du journal. Il s’agit d’un assistant dans lequel tous les comptes comptables avec chacun de leurs mouvements sont indiqués dans le débit et le crédit et le solde résultant. Le grand livre général n’est pas obligatoire ou légalisé dans le registre.