Livro Diário de Contabilidade em 10 ideias fundamentais

cumprir as obrigações contabilísticas impostas pela normativa implica a manutenção de uma série de livros e o Livro Diário de contabilidade é um deles.

e a ele nos referimos neste artigo: vamos responder a questões como o que é o livro diário, o que se registra nele, Qual é sua estrutura, como se faz diário…..

como você pode ver, contém uma revisão bastante ampla das idéias fundamentais deste tema proposto com uma estrutura de perguntas-respostas muito concretas que tornam mais fácil e agradável a sua leitura e compreensão.

Qué o que é o Livro Diário de contabilidade?

Podemos dizer, para situar-nos, que “contabilizar” é registrar todas as operações econômicas que realiza a empresa com a finalidade fundamental de obter essa informação ordenada e agrupada nas demonstrações financeiras.

esses relatórios nos permitem conhecer a situação econômica e financeira da entidade.

pois bem, é no livro diário que se anotam todas essas transações e se faz mediante os chamados “lançamentos contábeis”.

tendo isto em conta podemos dizer que:

o Livro Diário de contabilidade é aquele em que se registam, mediante os lançamentos contabilísticos e ordenadas cronologicamente, todas as operações económicas que realiza a empresa num exercício económico.

nos parágrafos seguintes veremos detalhadamente cada uma das partes desta definição.

¿o que é registrado no Livro Diário?

todas as operações econômicas realizadas pela empresa são registradas, por exemplo:

  • Compras
  • vendas
  • recebimentos de clientes
  • pagamento de dívidas
  • investimentos financeiros
  • despesas com pessoal
  • cobrança de subvenções
  • investimentos em bens de estrutura
  • Constituição de empréstimos
  • etc.

¿como as operações são registradas no Livro Diário de contabilidade?

as entradas no diário de contabilidade são efectuadas através dos “lançamentos contabilísticos” (ou “notas contabilísticas”), os quais devem aparecer ordenados cronologicamente.

o artigo 28.2 do Código Comercial estabelece o seguinte:

” o Livro Diário registrará diariamente todas as operações relativas à atividade da empresa. Será válida, no entanto, a anotação conjunta dos totais das operações por períodos não superiores ao trimestre, desde que seu detalhe apareça em outros livros ou registros concordantes, de acordo com a natureza da atividade de que trate”.

o conteúdo deste artigo pressupõe que:

  • as operações devem ser registadas no livro uma a uma
  • mas é permitido o seu registo agrupado por períodos não superiores ao trimestre, desde que se disponha de outro livro auxiliar no qual tenham sido registadas individualmente.

na prática isto é muito fácil de fazer (e bastante habitual) ao trabalhar com programas de contabilidade:

ao introduzir lançamentos independentes para cada operação o programa vai elaborando um livro diário com o detalhe que exige a normativa, mas também pode agrupá-los em períodos mensais, por exemplo, se assim lhe solicitarmos.

obtém-se assim um “diário resumido” que ocupa muito menos espaço do que o que contém todas as notas detalhadas.

uma vez que a informação tenha sido introduzida através das notas contabilísticas, o programa organiza-a nas parcelas temporais que lhe são pedidas com um simples premir de algumas teclas….

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Para para que serve o livro diário?

Como o livro diário contém todas as transações que a empresa realizou ordenadas cronologicamente, serve principalmente:

  • para extrair dele as informações necessárias para elaborar o livro-razão e as contas anuais.
  • como local de consulta sobre a realização de qualquer operação determinada.

tenha em conta que para a contabilidade o Livro Diário é a ” porta de entrada “da Informação, portanto” tudo ” o resto parte da informação que se recolheu nele.

Hay há, no livro diário, deve e deve haver?

se, no Livro Diário há uma coluna do DEVE (na parte esquerda) e outra que corresponde ao haber (parte direita).

e a soma total do crédito deve ser igual à soma total do crédito.

estrutura do Livro Diário de contabilidade

a estrutura do livro diário vamos ver a partir de dois pontos de vista: um “horizontal” e outro “vertical”.

1.- Do ponto de vista que chamamos de “horizontal”, a estrutura do Livro Diário é formada por uma série de colunas e é a mesma que a dos lançamentos contábeis que o compõem:

deve conta contábil conceito a conceito conta contábil ter
montante em euros Código e nome da conta contabilística a debitar conceito da conta contabilística a debitar a conceito da conta contabilística a debitar Código e nome da conta contabilística a debitar montante em euros

em cada ponto deve aparecer, também, a data da operação.

2.- Do ponto de vista que chamamos de “vertical”, O Livro Diário apresenta a seguinte estrutura:

  • começa com a entrada de abertura: é a que contém todas as contas contabilísticas que terminaram com saldo no exercício anterior e em que cada uma delas apresenta esse saldo. Sua data é 1 de Janeiro.

esta transacção deve ser efectuada sempre que tenha havido actividade (e, por conseguinte, contabilidade) no exercício anterior, como é óbvio.

  • a seguir, ordenados por datas, estão os lançamentos que registram as operações realizadas durante todo o exercício.
  • o Livro Diário é fechado por duas notas diferentes:
  1. o lançamento de regularização: com ele os saldos das contas de receita e despesa são baixados contra a conta 129″lucros e perdas”.
  2. a transacção de Fecho: é a última nota que figura no livro e com ele se cancelam as restantes contas contabilísticas, de forma que o saldo final de cada uma seja zero.

¿para quem é obrigatório manter o livro diário?

são obrigados a manter o livro diário (e também o de inventários e Contas Anuais) aqueles empresários e profissionais que devam adequar sua contabilidade ao estabelecido no Código de comércio.

e estes são:

  • as entidades mercantis (por exemplo, sociedades limitadas, sociedades anónimas,….).
  • as pessoas singulares que determinem o seu rendimento pelo regime de estimativa directa.

assim, não estão obrigados a manter um livro diário os empresários e profissionais que, sendo pessoas físicas, determinem seu desempenho:

  • pelo regime de estimativa direta simplificada.
  • pelo regime de estimativa objetiva (módulos).

como fazer um livro diário

no livro diário se anotam todas as operações que realiza a empresa, o que se realiza mediante os lançamentos contábeis, seguindo uma ordem cronológica e respeitando a estrutura que corresponde.

portanto, para a pergunta ¿Como fazer um livro diário? não se pode responder de outra forma: é feito registrando, mediante os lançamentos contábeis, todas as operações realizadas pela empresa durante o exercício e tendo em conta que:

  • se a empresa já desenvolvia a atividade no exercício anterior, a primeira nota do Livro Diário tem que ser a entrada de abertura (que é aquela que contém os saldos das contas com os quais a Contabilidade foi fechada no ano anterior).
  • em seguida, devem ser ordenados cronologicamente os lançamentos contábeis que registram todas as operações realizadas pela empresa.
  • o livro diário terminará com dois últimos apontamentos: um é o lançamento de regularização, pelo qual se cancelam os saldos das contas de receitas e despesas e se determina o lucro ou perda da atividade. E outro é o lançamento de fechamento, com o qual os saldos do restante das contas contábeis são baixados.
  • um livro diário resumido também pode ser feito: nele as operações aparecerão agrupadas por períodos não superiores ao trimestre e sempre que sua desagregação figure em outros registros.

como fazer um livro diário na prática

na prática, e na maioria dos casos, o livro diário como tal é feito de uma forma automática: pressionando um botão e pouco mais.

eu explico:

as empresas usam programas para manter a contabilidade. E a maneira de trabalhar com eles é a seguinte: os lançamentos contábeis são introduzidos e, a partir deles, o programa elabora todos os relatórios e livros obrigatórios ou voluntários.

a isso me refiro ao dizer que se faz “premindo um botão e pouco mais”: uma vez que se tenham mecanizado todas as notas o programa elabora o diário, o livro-razão, o balanço de situação, os balanços de somas e saldos, a conta de perdas e ganhos…..

e prepara-o para imprimir em papel ou para exportar o ficheiro em diferentes formatos.

Obviamente não o faz só, mas que anteriormente alguém teve que “lhe fornecer” a informação.

livro diário: legalização

da mesma forma que regula os livros contabilísticos que obrigatoriamente devem manter os empresários (livro diário e livro de inventário e contas anuais) o Código de comércio assinala também a obrigatoriedade de Os apresentar no Registo Mercantil para a sua legalização.

com este acto constata-se que esses são, exactamente, os livros que contêm a contabilidade da empresa do exercício em causa, de forma a que não possam ser alterados sem mais.

focando-nos no tema deste artigo, podemos dizer que:

a legalização do Livro Diário é a constatação e diligenciado pelo Registro Mercantil do fato de sua apresentação perante o mesmo, de forma que possa produzir os efeitos oficiais que correspondam.

prazo, lugar e forma

  • prazo: o livro diário e o de inventário e contas anuais deverão apresentar-se para a sua legalização no prazo de quatro meses a contar da data de encerramento do exercício económico.

Por exemplo, nos casos em que o exercício económico da empresa termine no dia 31 de dezembro, o prazo para a apresentação no Registo Comercial terminará no dia 30 de abril.

se a apresentação tiver lugar num momento posterior o registo admitirá igualmente, mas fará constar que se realizou “fora do prazo que marca a lei”.

  • Lugar: O código Comercial estabelece que o registo comercial que é competente é o do domicílio da empresa.

no entanto, atualmente é obrigatória a sua apresentação por via telemática, o que deve ser realizado através do portal www.registradores.es e seu programa “Legalia”.

  • Forma: Como já dissemos no ponto anterior, a apresentação deve ser feita de maneira telemática.

¿um livro já legalizado pode ser corrigido?

caso seja necessário retificar um livro diário ou de inventários e contas já legalizado o processo a seguir é também online:

será necessário gerar um ficheiro de retificação que inclua um documento do administrador da entidade em que se acredite o erro cometido e o ficheiro já modificado.

diferença entre livro diário e livro-razão

Fundamentalmente existem duas diferenças entre o livro diário e o livro-razão: Uma quanto ao que é cada um e outra referente à sua obrigatoriedade.

o livro-razão é um livro auxiliar de contabilidade e é de grande utilidade, mas, ao contrário do livro diário, sua manutenção não é obrigatória.

a realidade é que seria muito, muito complicado elaborar uma contabilidade sem usar o razão geral. Além disso, os programas informáticos o confeccionam de forma automática a partir dos lugares que se introduzem no Livro Diário.

nele aparecem as contas contabilísticas empregadas nas notas e todas elas mostram a coluna do débito e a do crédito, de forma que em cada uma aparecem refletidos os montantes que foram anotados em cada um dos lançamentos contabilísticos.

portanto, a diferença entre o que é o livro diário e o livro-razão é clara: enquanto o primeiro contém todas as operações registadas através dos respectivos lançamentos contabilísticos, o segundo recolhe os maiores de cada uma das contas utilizadas e em cada um destes maiores aparecem os montantes anotados no débito, no crédito e o saldo calculado por diferença.

resumindo

  • no livro diário são anotadas, mediante os correspondentes lançamentos contabilísticos e por ordem cronológica, todas as operações realizadas pela empresa durante o exercício económico.
  • a sua manutenção é obrigatória para as entidades mercantis e para os empresários pessoas singulares que determinem o seu rendimento pelo regime de estimativa directa.
  • inicia-se com a transacção de abertura, com a qual se continua com os saldos existentes no final do exercício anterior. Se o atual for o primeiro exercício, o diário começará com o assento de constituição da empresa.
  • suas duas últimas notas são a entrada de regularização (com a qual os saldos das contas dos grupos 6 e 7 são cancelados para determinar o lucro ou perda da Atividade) e a entrada de fechamento (com a qual os saldos de todas as outras contas são cancelados).
  • o livro diário deverá ser apresentado para legalização no Registo Comercial no prazo de quatro meses a contar da finalização do exercício económico.
  • Diferente do Livro Diário é o livro-razão. Este é um auxiliar no qual figuram todas as contas contabilísticas com cada um dos seus movimentos no débito e no crédito e o saldo resultante. O razão não é obrigatório nem legalizado no registro.